Datenschutzhinweis für Patientinnen und Patienten – CGM one Telefonassistent

Sehr geehrte Patientinnen und Patienten,

Ihre Gesundheit und der Schutz Ihrer persönlichen Daten liegen uns sehr am Herzen. Im Rahmen Ihrer medizinischen Betreuung verwenden wir den CGM one Telefonassistenten – einen fortschrittlichen, KI-gestützten virtuellen Assistenten, der es uns ermöglicht, die Effizienz der Praxis zu steigern und patientenbezogene Anfragen schneller zu bearbeiten. Diese Datenschutzerklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des CGM one Telefonassistenten erfasst werden, wie sie genutzt und geschützt werden, sowie welche Rechte Sie bezüglich Ihrer persönlichen Informationen haben.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des CGM one Telefonassistenten ist:

Gemeinschaftspraxis
Dr. med. Maryam Arvand-Müller · Andreas Müller · Dr. med. Matthias Wied
Lange Straße 35
27749 Delmenhorst
Telefon: 04221 / 13007
E-Mail: info@delmenhorster-internisten.de

Hinweis: Dieses Dokument ist ein unverbindliches Muster der CompuGroup Medical Deutschland AG. Für die Erfüllung der Informationspflichten ist allein die Praxis verantwortlich. CGM übernimmt keine Haftung und erbringt hiermit keine Rechtsberatung.

2. Welche Daten werden erfasst?

Der CGM one Telefonassistent erfasst während des Telefongesprächs Ihre von der KI in Text umgewandelten Angaben, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, einschließlich der Erfassung Ihrer Einwilligung für die Nutzung des Telefonassistenten und die weitere Terminplanung unserer Praxis, benötigt werden.

Dazu gehören unter anderem:

• Name (Pflichtangabe)
• Geburtsdatum (Pflichtangabe)
• Telefonnummer (Pflichtangabe)
• Grund des Anrufs (Pflichtangabe, z. B. Kontrolluntersuchung, Rezeptausstellung – jedoch nicht notwendigerweise mit Gesundheitsdaten)
• Weitere Informationen, die Sie während des Gesprächs mitteilen (können Gesundheitsdaten enthalten, z. B. Angaben zu Ihrem Gesundheitszustand)

Sofern Sie uns diese Pflichtangaben nicht bereitstellen, kann Ihnen der Telefonassistent gegebenenfalls nicht weiterhelfen. Sie können uns selbstverständlich weiterhin während der Sprechzeiten telefonisch oder per E-Mail erreichen – hierbei kann es jedoch zu längeren Wartezeiten kommen.

Die Erhebung von Sozialdaten (z. B. Krankenkasse) ist im Rahmen der Nutzung des Telefonassistenten nicht vorgesehen. Diese Daten werden wie gewohnt vor Ort oder im Folgegespräch durch unser Praxispersonal aufgenommen.

3. Wie und warum werden Ihre Daten genutzt?

Ihre Daten werden genutzt, um:

• Ihre Anfrage (z. B. Terminvereinbarung, Rezeptabholung, Überweisungen, Dokumente oder Informationsanfragen) mit Hilfe des CGM one Telefonassistenten zu bearbeiten,
• die Praxisverwaltung effizienter zu gestalten und die Arbeitsabläufe sowie die Patientenversorgung zu verbessern.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht – ausgenommen sind von uns beauftragte technische Dienstleister. Zu Zwecken der Fehlerbehebung und Produktverbesserung werden Daten anonymisiert und in nicht-rückführbarer Form mit dem Anbieter geteilt.

4. Auf welcher rechtlichen Grundlage beruht die Datenverarbeitung?

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die im Telefongespräch eingeholt wird. Sie können diese Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen, indem Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten informieren.

Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Nach Widerruf löschen wir Ihre Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die weitere Verwendung Ihrer Daten zur Terminvergabe oder Praxisverwaltung nach Einwilligung dient zugleich der Anbahnung bzw. Durchführung des Behandlungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Wie werden Ihre Daten erfasst?

Während des Telefongesprächs werden Ihre gesprochenen Worte durch den CGM one Telefonassistenten erfasst und in Text umgewandelt (Speech-to-Text). Diese Textdaten werden durch uns im Rahmen der Praxisverwaltung weiterverarbeitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Terminvereinbarungen vorzubereiten.

6. Ort der Verarbeitung und Weitergabe von Daten

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Servern innerhalb Europas. Wir geben Ihre Daten ausschließlich an den von uns beauftragten technischen Anbieter weiter – die CompuGroup Medical Deutschland AG mit Sitz in Deutschland, die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig ist.

In engen Grenzen kann eine Datenverarbeitung außerhalb Europas (insbesondere in den USA) stattfinden. Dabei werden geeignete Datentransfermechanismen angewandt – unter anderem EU-Standardvertragsklauseln, Binding Corporate Rules und Zertifizierungen nach dem Data Privacy Framework. So wird sichergestellt, dass die europäischen Datenschutzstandards auch dort eingehalten werden.

7. Speicherung und Löschung Ihrer Daten

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

• Daten, die durch den CGM one Telefonassistenten verarbeitet werden, werden grundsätzlich 60 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht.
• Gesprächstexte werden ausschließlich innerhalb Europas gespeichert.
• Angaben, die für die Praxisverwaltung erforderlich sind (z. B. Termineinträge), können länger gespeichert werden, soweit dies zur Behandlungsplanung erforderlich ist.

8. Datensicherheit und Datenschutz

Ihre Daten werden mit höchster Vertraulichkeit und gemäß den europäischen Datenschutzbestimmungen behandelt. Wir treffen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Offenlegung zu schützen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.

9. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten zu Ihrer Person bei uns gespeichert sind.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern diese auf berechtigten Interessen beruht.

Diese Rechte können Sie jederzeit über die oben angegebenen Kontaktdaten ausüben.

Hinweis: Es ist kein Datenschutzbeauftragter benannt; die Gemeinschaftspraxis übernimmt die datenschutzrechtliche Verantwortung selbst.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten nicht gesetzeskonform verarbeitet werden (Art. 77 DSGVO).

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung / Einsatz von KI-Technologie

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling) im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Terminvergabe erfolgt auch beim Einsatz des CGM one Telefonassistenten stets mit Letztentscheidung durch unser Praxisteam.

Der Telefonassistent verwendet KI-Technologie und generiert Antworten auf Basis von Wahrscheinlichkeitsalgorithmen. In Einzelfällen kann es zu unverständlichen oder fehlerhaften Aussagen kommen. Wir stehen hierzu im engen Austausch mit dem Anbieter, um die Präzision des Systems stetig zu verbessern. Wenn Sie Auffälligkeiten feststellen, freuen wir uns über Ihr Feedback.

11. Kontakt

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten, zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Gemeinschaftspraxis
Dr. med. Maryam Arvand-Müller · Andreas Müller · Dr. med. Matthias Wied
Lange Straße 35, 27749 Delmenhorst
Telefon: 04221 / 13007
E-Mail: info@delmenhorster-internisten.de

Stand: Oktober 2025